Zet genoeg informatie op uw factuur zodat uw klant direct weet waarover het gaat.
Als u vage omschrijvingen op de factuur vermeld, zal uw klant u misschien nog eerst even willen contacteren voor meer informatie. Zo gaat er weer kostbare tijd verloren.

Duidelijke facturen worden sneller betaald!

Deze 6 tips kunnen u misschien helpen.

Tip 1.

Vermeld duidelijk het totaal bedrag.
Het totaal bedrag van de factuur moet meer uit het oog springen dan het bedrag zonder BTW en het BTW bedrag.

Tip 2.

Vermeld duidelijk het juiste BTW bedrag.

Tip 3.

Buiten de verplichte vermelding van de factuurdatum kan u ook de datum vermelden waarop de factuur betaald moet zijn. Uw klant weet nu dat u deze datum gemarkeerd heeft.

Soms staat er op een factuur in kleine lettertjes onderaan “betaling binnen 14 dagen” maar het wordt als “meer dwingend” ervaren als u de vervaldatum ook vermeld.

Tip 4.

Stel uw factuur niet op met alleen maar een specificatie van het product.
Een bijlage met een duidelijke omschrijving voorkomt onnodige vertraging bij de betaling.

Tip 5.

Als er een offerte is gemaakt, vermeld dan ook het offertenummer nog eens op de factuur.
Uw klant kan sneller dingen nakijken en dit voorkomt ook weer onnodige vertraging.

Tip 6.

Als het mogelijk is kan u de Algemene Voorwaarden van uw bedrijf op de achterkant van de factuur afprinten.
Vermeld ook duidelijk de termijn waarbinnen uw klant bezwaar kan maken.

Nog een extra Tip.

Vermeld het correcte rekening nummer waarom uw klant moet betalen. Zorg ervoor dat uw klant niet moet zoeken naar uw rekeningnummer.

Sinds 1 januari 2011 is het gebruik van de IBAN- en BIC-code ook verplicht voor overschrijvingen tussen Belgische rekeningen.

U moet beide codes sinds begin 2011 zeker op al uw verkoopfacturen vermelden.
Op die manier kunnen uw klanten snel en eenvoudig uw bankgegevens terugvinden en hun betaling uitvoeren.

Verder past u best ook uw bestelbonnen, leverbonnen en andere handelsdocumenten, waarop uw bankrekeningnummer vermeld staat, aan.

Hoe moet het niet ?

Heel veel bedrijven weten niet wat de correcte manier is om een kopie of duplicaat van een factuur op te stellen.
Bij bijna alle bedrijven waar ik als consultant heb gewerkt, gebruikte men een stempel met de vermelding “Kopie” of “Duplicaat”. Men printte de factuur nog eens af, drukte er deze stempel op en deze factuur werd dan met de post verstuurd.

Dit is echter niet de juiste manier

Als we willen dat de klanten onze facturen op tijd betalen, moeten we ook zorgen dat onze facturen correct zijn opgesteld.
Op deze manier ontnemen we de klant al het excuus om niet te betalen omdat onze factuur niet correct is.

Wat moet er vermeld staan op het duplicaat van de factuur?

“Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974″.

Hieronder noteert uw medewerker de datum van uitreiking en zijn handtekening.
Zorg ervoor dat deze kopie dezelfde layout, datum, adres, … heeft als de originele factuur.

Als u het duplicaat van de factuur op een andere manier opstelt, dan kan de aftrek van de BTW verworpen worden!!!