Duidelijke facturen worden sneller betaald!

Deze 6 tips kunnen u misschien helpen.

Tip 1.

Vermeld duidelijk het totaal bedrag.
Het totaal bedrag van de factuur moet meer uit het oog springen dan het bedrag zonder BTW en het BTW bedrag.

Tip 2.

Vermeld duidelijk het juiste BTW bedrag.

Tip 3.

Buiten de verplichte vermelding van de factuurdatum kan u ook de datum vermelden waarop de factuur betaald moet zijn. Uw klant weet nu dat u deze datum gemarkeerd heeft.

Soms staat er op een factuur in kleine lettertjes onderaan “betaling binnen 14 dagen” maar het wordt als “meer dwingend” ervaren als u de vervaldatum ook vermeld.

Tip 4.

Stel uw factuur niet op met alleen maar een specificatie van het product.
Een bijlage met een duidelijke omschrijving voorkomt onnodige vertraging bij de betaling.

Tip 5.

Als er een offerte is gemaakt, vermeld dan ook het offertenummer nog eens op de factuur.
Uw klant kan sneller dingen nakijken en dit voorkomt ook weer onnodige vertraging.

Tip 6.

Als het mogelijk is kan u de Algemene Voorwaarden van uw bedrijf op de achterkant van de factuur afprinten.
Vermeld ook duidelijk de termijn waarbinnen uw klant bezwaar kan maken.

Nog een extra Tip.

Vermeld het correcte rekening nummer waarom uw klant moet betalen. Zorg ervoor dat uw klant niet moet zoeken naar uw rekeningnummer.

Sinds 1 januari 2011 is het gebruik van de IBAN- en BIC-code ook verplicht voor overschrijvingen tussen Belgische rekeningen.

U moet beide codes sinds begin 2011 zeker op al uw verkoopfacturen vermelden.
Op die manier kunnen uw klanten snel en eenvoudig uw bankgegevens terugvinden en hun betaling uitvoeren.

Verder past u best ook uw bestelbonnen, leverbonnen en andere handelsdocumenten, waarop uw bankrekeningnummer vermeld staat, aan.

Hoe moet het niet ?

Heel veel bedrijven weten niet wat de correcte manier is om een kopie of duplicaat van een factuur op te stellen.
Bij bijna alle bedrijven waar ik als consultant heb gewerkt, gebruikte men een stempel met de vermelding “Kopie” of “Duplicaat”. Men printte de factuur nog eens af, drukte er deze stempel op en deze factuur werd dan met de post verstuurd.

Dit is echter niet de juiste manier

Als we willen dat de klanten onze facturen op tijd betalen, moeten we ook zorgen dat onze facturen correct zijn opgesteld.
Op deze manier ontnemen we de klant al het excuus om niet te betalen omdat onze factuur niet correct is.

Wat moet er vermeld staan op het duplicaat van de factuur?

“Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur: BTW-aanschrijving 10/1974″.

Hieronder noteert uw medewerker de datum van uitreiking en zijn handtekening.
Zorg ervoor dat deze kopie dezelfde layout, datum, adres, … heeft als de originele factuur.

Als u het duplicaat van de factuur op een andere manier opstelt, dan kan de aftrek van de BTW verworpen worden!!!

Hieronder 9 tips om uw klanten op een vriendelijke manier aan de telefoon te benaderen.

1. Neem de telefoon op voordat hij vier keer is overgegaan. Laat de telefoon niet te lang overgaan.
2. Neem op met een vriendelijke begroeting. Zeg bijvoorbeeld “Goedemiddag” en zeg pas daarna uw naam. De klant verstaat uw naam beter en zal hem ook onthouden.
3. Praat met een glimlach, dit heeft ook een positieve invloed op uw stem en intonatie.
4. Schrijf steeds de naam van de klant op een notablok. Gebruik deze naam ook tijdens het gesprek.
5. Spreek duidelijk en niet te snel.
6. Luister naar wat uw klant zegt en stel eventueel vragen. Maak ook aantekeningen indien nodig.
7. Vertel duidelijk wat u zal doen doen (doorverbinden, terugbellen, een andere collega raadplegen, .. ) en laat het de klant ook duidelijk weten als u van zijn kant enige actie verwacht.
8. Geef de naam van de klant door aan uw collega als u doorverbindt. Geef een kleine uitleg. Zo moet de klant zijn verhaal niet twee keer doen.
9. Rond het gesprek af met een kort overzicht van het probleem van de klant en wat u zal doen om hem te helpen.

STOP!
Als dit op jou van toepassing is, dan durf ik te zeggen dat je wel bekend bent uitstellen. Maar schaam je zeker niet, je bent zeker niet de enige.

Uitstellers zijn zo geworden en niet zo geboren.
Dit is zowel goed als slecht nieuws.
Goed om omdat het aan aangeleerd gewoonte is en wat is aangeleerd kan ook afgeleerd worden. Slecht omdat het een erg moeilijk proces is om te veranderen; het vergt erg veel psychische energie en deze verandering is niet iets waar je direct intern voordeel bij hebt.

Hieronder een opsomming van de dingen waar uitstellers in geloven

• Ze overschatten de tijd die ze overhebben om hun taken af te werken.
• Ze onderschatten de tijd die nodig is om taken af te werken.
• Ze overschatten hun toekomstige motivatie – de volgende dag, de volgende week, de volgende maand – om de uitgestelde zaken aft e werken.
• Ze denken verkeerdelijk dat een taak voltooien ook wil zeggen dat ze deze taak ook graag moeten doen.
• Ze geloven verkeerdelijk dat als je werkt terwijl je niet in de juiste stemming bent, dat dit minderwaardig werk oplevert.

Chronische uitstellers zijn ook altijd op zoek naar afleidingen, zeker degene die niet erg veel inspanningen vergen.

Hoe kan je uitstelgedrag nu aanpakken ? Hieronder kan je een anatal strategieën lezen.

1. Maak lijstjes van alles wat je doet
2. Schrijf een voornemen op
3. Richt je op realistische doelen.
4. Verdeel een grote taak in kleinere.
5. Geef je werk een betekenis.
6. Elimineer taken die je nooit zal doen. Wees hierin eerlijk! honest!
7. Schat de tijd die je nodig hebt om een taak af te werken. Verdubbel deze tijd dan.

Zo, dit is het einde van het vierde en meteen het laatste deel van een reeks over procrastinatie of uitstellen.
Wat vond je van deze reeks ? Heb je bij jezelf ook zo’n gedrag opgemerkt? Vind je dit erg of is het ondertussen een ingeburgerde levensstijl ?

Je mag je mening altijd met ons meedelen via commentaar.

Bedankt!!

In het oog van deze storm zijn we ervan overtuigd dat geen enkele van deze verplichtingen zo dringend is, dat ze onmiddellijk moet gebeuren. Al die taken en activiteiten kunnen nog wel even wachten.
Met andere woorden: het korte termijn voordeel van uitstellen is een gevoel van controle en rust. We zeggen dat we die ene taak wel morgen zullen doen, omdat we NU eigenlijk recht hebben op een korte pauze.

Neem dan ook die pauze. Er is niets mis mee om dat boek te lezen, wat naar je favoriete muziek te luisteren, …  Wees er alleen van bewust dat de feel-good voordelen van uitstellen snel kunnen omslaan in paniek.

Hieronder 11 algemene oorzaken van uitstelgedrag en de dingen die je eraan kan doen

Angst voor grote en ingewikkelde taken.
Verdeel die grote taak in kleinere stukjes.
Begin met een gemakkelijk stukje en je zal zien dat de andere stappen vanzelf volgen.

Angst voor imperfectie
Accepteer dat perfectie niet altijd bereikbaar is en zelfs niet altijd noodzakelijk.
Je bent een mens en geen robot. Gebruik de 80/20 regel wanneer het mogelijk is.

http://nl.wikipedia.org/wiki/Paretoprincipe

Besluiteloosheid
Bepaal je criteria waardoor jij besluiten maakt. Leg dan een deadline vast voor je uiteindelijke besluit. Schakel desnoods een vriend in die als je geweten kan optreden.

Prioriteiten
Maak een onderscheid tussen je verplichtingen en je opties, je mogelijkheden.
Waar ben je verantwoordelijk voor ? Maak een lijstje op en geef aan waar je prioriteiten liggen.

Kleinigheden
Kleine saaie taken zijn erg vervelend om te doen. Zij staan eerste in rij om uitgesteld te worden. Probeer deze taken zoveel mogelijk te automatiseren.

Gebrek aan focus
Minimaliseer alles wat je afleidt. Kijk email, Twitter en dergelijk maar twee keer per na in plaats van elke 5 minuten. Zoek een rustige plaats om te werken.

Slecht organiseren.
Hou je werkplek ordelijk. Geef alles een vaste plaats. Als alles een rommeltje is, dan is opruimen een ideaal uitstel-excuus.

Luiheid
Herinner jezelf aan de gevolgen van het uitstellen.
Weersta aan de drang om een “couch potato” te zijn.
Probeer kleine taakjes mooi af te werken (zie ook mijn eerste puntje) zodat je een gevoel van afronding en voltooiïng krijgt.

Te weinig energie.
Zorg voor een regelmatige slaap routine. (lees hier ook meer over slapen).
Eet gezond
Neem regematig beweging
En erg belangrijk : sla het ontbijt nooit over!

Planning voor de volgende dag.
Maak aan het einde van je (werk)dag een lijstje met je taken voor de volgende dag. Op deze manier kan je je dag starten met taken in plaats van piekeren wat er gedaan moet worden.
( Dit is 1 van mijn favorieten – ik werk veel thuis, op mijn eentje. Internet is voor mij een grote bron van afleiding en vertraging. Door dit lijstje bij te houden, werk ik veel productiever.)

Het dipje in de namiddag
Voor je aan de lunch begint, maak je het beste ook een to-do lijste voor je taken in de namiddag. Op deze manier kan je snel met deze taken beginnen.
Vermijd ook zwaar eten tijdens de lunch. Onderzoek heeft uitgewezen dat we minder alert en gefocused werken na zwaar tafelen.

Probeer voor jezelf eens te analyseren waarom je procrastineert.
Schrijf je bevindingen desnoods op.
Op deze manier kan je begrijpen waarom of wanneer je dingen uitstelt. Je kan je dan focussen op de oplossingen en zo groeien tot iemand die productiever werkt.

Heb jij bovenstaande tips al toegepast ? Heb je al eens deze analyse voor jezelf gedaan ?
Wat waren jou bevindingen ?

Er zijn meerdere manieren om success in je leven uit de weg te gaan, maar de meest doeltreffende is toch procrastinatie of het uitstellen van dingen.
Uitstellers saboteren zichzelf. Ze plaveien hun eigen weg met obstakels.

Waarom doet men dit toch ?
Hieronder een aantal feiten die ik her en der bij elkaar heb gesprokkeld.

#1

20 % van de mensen beschouwen zichzelf als een chronische uitsteller. Uitstellen is een manier van leven, alhoewel dit een verre van doeltreffende manier is.  Dit uitstellen heeft invloed op alle gebied van hun leven.

• Ze betalen hun rekeningen niet op tijd.
• Ze zijn te laat met het bestellen van tickets.
• Ze kopen kerstkadootjes pas de laatste dag.
• Ze missen die mooie aanbieding omdat ze te lang wachten.

#2

Uitstellen is GEEN probleem van timemanagement of van een goede planning.
Het is niet zo dat uitstellers hun tijd niet kunnen inschatten (alhoewel onderzoek wel heeft aangetoond dat zij net iets optimistischer omgaan met hun tijd)

#3

Zoals ik al eerder zei: je wordt niet als uitsteller geboren. Deze manier van handelen wordt je geleerd door je omgeving, maar niet op een directe manier.
Het is een antwoord op een autoritaire opvoeding. Een strenge en controlerende vader ontneemt zijn kinderen de manier om zichzelf te organiseren, om hun eigen doelen te ontwikkelen en hiernaar te handelen

#4

Uitstellers zijn niet eerlijk tegen zichzelf.

• “Ik denk dat ik dat eigenlijk morgen wel zal doen.”
• “Ik stel het nog even uit, want ik werk beter onder tijdsdruk.”

Ze beschermen zichzelf door zich wijs te maken dat al die taken niet zo dringend en belangrijk zijn.

Een andere leugen is ook dat ze zogezegd creatiever worden  door de tijdsdruk.
Maar dit is uiteraard niet waar: ze worden niet creatiever, ze hebben enkel die indruk.

#5

Procrastinators zoeken actief naar afleidingen, vooral degenen die niet te veel engagement verlangen.

• Email checken (de top 1)
• Nog even de online krant lezen
• Nog  vlug iets te drinken halen en dan zo een babbeltje doen met collega’s.
• Facebook en Twitter lezen…

#6

Uitstellers kan je onderverdelen in 3 basis typen:

• Degenen die de opwinding zoeken: ze wachten tot het laatste moment om die euforische kick te beleven.
• De ontwijkers: ze ontwijken de angst om te mislukken of zelfs de angst voor succes. Ze zijn in iedere geval erg bezorgd om wat anderen van hen denken. Ze verkiezen duidelijk dat anderen denken dat ze moeite en inspanning missen dan dat ze competentie missen.
• De uitstellers en het nemen van besluiten : ze kunnen eigenlijk  geen echte beslissing nemen. Door geen besluiten te nemen, stellen ze zichzelf vrij van de uiteindelijke resultaten en gevolgen van gebeurtenissen.

#7

Er hangt een groot prijskaartje aan uitstellen.
Gezondheid is er eentje. Uit een onderzoek bij studenten die zich verstoppen achter uitstelgedrag is gebleken dat zij meer last hebben van verkoudheden, griep en zelfs gastro-intestinale problemen. Sommige studenten hadden last van slapeloosheid.

Ook naar anderen toe is de kostprijs van uitstellen hoog. Uitstellen verschuift de last van al de verantwoordelijkheden naar anderen, die als reactie hierop daar een gevoel van verontwaardiging overhouden. Uitstellen is nefast voor teamwork.

#8

Uistellers kunnen hun gedrag wel veranderen maar dit vergt een grote hoeveelheid psychische energie. En de interne mentaliteit van uitstellers verandert uiteindelijk ook niet direct. Om dit op te vangen is cognitieve gedragstherapie het meest geschikt.

Wat is het ?

Procrastinatie is eigenlijk een ander woord voor de neiging tot uitstellen. Mensen die uitstellen hebben de neiging zichzelf te misleiden door onbenullige taken voorrang te geven aan de belangrijke zaken.
 Zo geven ze zichzelf het gevoel dat ze bezig zijn zodat er geen tijd overblijft voor de belangrijkere taken. Ondertussen wordt dit uitstellen een slechte gewoonte, die moeilijk te veranderen is.

Deze uitstelgewoonte beïnvloedt niet alleen de kwaliteit van het werk, maar is ook nadelig voor de persoonlijke gevoelens die hierbij opsteken.
 Chronische uitstellers krijgen te maken met schuldgevoelens en stress, omdat het werk stilletjes aan begint achter te geraken en dringender te worden. Op zichzelf is procrastinatie geen gevaarlijke gewoonte, maar het heeft vele negatieve effecten tot gevolg als het niet tijdig bijgestuurd wordt.

En de effecten zijn…

Chaos, desorganisatie
Mensen die uitstellen zijn meestal niet erg georganiseerd omdat ze belangrijk of dringend werk verwaarlozen om andere dingen te doen. Het werk stapelt zich op en taken die eerst niet belangrijk waren, worden nu dringend.  Ineens moet dat werk erg snel gedaan worden en blijft er weinig (of geen ) tijd over om te evalueren.
De uitsteller komt voortdurend onder stress te staan. Ook schuldgevoelens en zelfverwijt (omdat hij eigenlijk wel beseft dat deze taken al lang geleden hadden kunnen gedaan zijn) beginnen mee te spelen.

Vergeetachtigheid
Mensen die uitstellen vertonen symptonen van vergeetachtigheid  doordat ze eenvoudige taken uistellen en ze daarna gewoon vergeten. Omdat ze ook snel iets anders aanpakken dat datgene wat belangrijk is, geven ze de indruk dat ze vlug afgeleid zijn.

Vermijding van collega’s of andere betrokkenen
Door de angst en de stress dat ze hun taken en werk niet tegen de deadline kunnen klaar hebben, gaan uitstellers onbewust de mensen aan wie de moeten rapporteren, vermijden. Ze melden zich bijoorbeeld ziek zodat ze een echter reden hebben waarom hun werk niet klaar is.

Zo ook bij de discussie over het Todo-lijstje. Sommige zweren erbij, anderen vinden het maar niets.
Sommigen zeggen dat het beter is om op 1 ding te concentreren en dit gewoon af te werken.

In dit artikel wil ik het Todo-lijstje met andere ogen bekijken.
Waarom?
Omdat ikzelf een grote voorstander ben van Het Lijstje. Ik werk dikwijls van thuis en dan heb je weinig verplichtingen en andere prioriteiten. Met een lijstje werk ik gerichter.

Het lege Todo-lijstje

Er zijn natuurlijk mensen die echt geen lijstje nodig hebben; zij hebben een natuurlijk talent voor organiseren en delegeren. Toch ben ik ervan overtuigd dat de meesten onder ons beslist wat hulp en begeleiding kunnen gebruiken op het gebied van timemanagement. Deze mensen beginnen hun werk zonder een overzicht van hun verplichtingen en taken en werken zomaar wat doelloos, zonder voorkeur.

Sommige beweren dat het maken van Todo-lijstjes te veel moeite en tijd in beslag neemt.
Mijn antwoord is dan dat zij het op de verkeerde manier aanpakken.

 “Time management is suppose to make time, not take time.”

Het is zeker mogelijk om tijd te verspillen aan het maken van eindeloze lijstjes, met “next actions” erop. Men kan eindeloos tijd verspillen aan het stellen van prioriteiten.

In plaats hiervan moet je Todo-lijstje simpel en eenvoudig zijn. Het moet ervoor zorgen dat je georganiseerd wordt en het moet je tijd besparen.

5 redenen waarom je een Todo-lijstje nodig hebt

Het laat je toe te focussen.
Door al je verplichtingen op te lijsten, kan je je focussen op de uitvoering van je taken. Zonder lijstje ben je constant bezig met het onthouden (en proberen niet te vergeten) van alles wat je moet doen. Hierdoor kan je je niet 100% concentreren op de uitvoering van het werk. Door het lijstje kan je je focussen EN vergeet je minder taken.

Een tastbaar lijstje verhoogt de productiviteit
Een lijstje met taken stimuleert je productiviteit. Onderzoek heeft uitgewezen dat wie zijn Todo-lijstje in het zicht legt, veel productiever werkt.

Je blijft op het juiste spoor
Hoe zorg je ervoor dat je niet afgeleid wordt door onbelangrijke taken die gedurende de dag bij je binnen komen?
Wel, je houdt je aan je lijstje.
Een Todo-lijstje zorgt ervoor dat je niet afgeleid wordt. Het zorgt ervoor dat je op het einde van de dag niet vaststelt dat je veel gedaan hebt maar eigenlijk niets van wat echt gedaan moest worden.

Prioriteiten vastleggen
Door een lijstje te maken, kan je vastleggen wat belangrijk is en wat nog kan wachten. Met een lijstje voor je, heb je een overzicht van wat allemaal moet gebeuren.

Je wint tijd en voorkomt stress
Als je een Todo-lijstje effectief gebruikt, dan krijg je een overzicht van alles. Je vergeet geen taken meer.
Heb je ooit al eens ondervonden hoeveel stress en extra moeite het kost om een vergeten taak af te werken?
Een goed Todo-lijstje geeft rust.

Gebruik je lijst

Dus, schiet in actie en maak een lijstje. Je kan dit doen aan het begin van de dag, maar ook ‘s avonds; dan maak je een lijstje voor de volgende dag.

Een Todo-lijst is een van de krachtigste onderdelen van GTD.

Zorg ervoor dat je lijstje eenvoudig en effectief is.

Wat zijn jouw ervaringen met todo-lijstjes ?

Ben je iemand die dikwijls lijstjes maakt, maar ze nooit afwerkt ? Niet alleen het lijstje maken is belangrijk, de taken die erop staan ook effectief uitvoeren is wat echt telt.

Een effectieve lijst

Velen beginnnen wel aan een lijstje, maar daar blijft het dan ook bij. Er worden een aantal taken op een los papiertje of op een Post-It genoteerd, maar dan wordt dat papiertje niet meer bekeken.

Als je wil dat je Todo-lijstje ook echt gebruikt wordt, dan moet je het een centrale plaats geven. Ofwel hang je het aan de muur thuis, waar je dikwijls passeert, ofwel leg je het op je bureau, dicht bij je. Alleen als je lijstje zichtbaar is, zal je het ook echt gebruiken.

Hieronder een paar tips om je Todo-lijstje ook echt doeltreffend te maken

Slechts 1 lijst
Het is belangrijk om een lijstje te hebben MAAR dan ook slecht 1. Veel mensen maken verschillende lijstjes. Ze hebben een lijstje via een online dienst, ze schrijven zelf ook nog iets in een boekje en soms ligt er ook nog een lijstje in de auto.
Al die verschillende taken liggen verspreid en zo verlies je het overzicht.

Hou het simpel
De eenvoudigste lijst is meestal de beste.
Verlies jezelf niet in allerlei ingewikkelde systemen. Soms kan je alles onderverdelen in plaatsen, situaties, personen, toekomstige taken, … Je lijstje wordt op deze manier onnodig ingewikkeld omdat je teveel informatie krijgt.

Leg je lijstje zichtbaar
De grootste fout die je kan maken is door je lijstje te verwaarlozen. Je begraaft je lijstje in een stapel papieren en voor je het weet, ben je het uit het oog verloren.
Het is juist de zichtbaarheid die tot actie leidt. Vooral op dode momenten is de zichtbaarheid van je lijstje van groot belang. Je bent sneller geneigd iets te beginnen met een lijstje. Zonder lijstje is de verleiding tot zaken zoals surfen enorm groot.

Werk je lijst regelmatig bij
Net zoals je inbox is het nodig om je Todo-lijstje regelmatig bij te werken. Check wat al gedaan is en vink dan af of streep door. Soms kan het gebeuren dat je bepaalde taken uit het oog verliest en op deze manier komen deze vergeten taken boven drijven.

Sluit de lijst af
Dit is een krachtige techniek.
Maak op een bepaald moment ( bijvoorbeeld rond 11 uur) een evaluatie. Bepaal wat je vandaag nog zeker gaat/moet doen. De andere taken verschuif je naar een nieuwe lijst voor de volgende dag.

Hoe gebruik jij je Todo-lijst ?
Hou je vast aan een bepaald model of gebruik je ze erg vrij? Deel je feedback hier met de andere lezers.

Bedankt!

11. Plaats jezelf naar de deur gericht
 
Indien het mogelijk is, probeer je bureau zo te plaatsen dat jij naar de deur gericht zit. Zit niet met je rug naar de deur. Voor je collega’s is dit –bewust of onbewust – geen aangename manier om je aanwezigheid te tonen.

 
12. Kweek een start- en stoproutine
 
We zijn allemaal gewoontedieren. We steunen op onze gewoontes. Wie kinderen heeft, weet dat een ochtendroutine en een naar-bed-routine erg belangrijk is.
Daarom is een start- en stoproutine voor je werkdag iets comfortabels.
De startroutine vertelt je hersenen  dat het tijd is om je te focussen op je werk. Zorg voor een persoonlijk ritueel om je werkdag te beginnen en eindigen.
 
 
13. Lees dagelijks iets inspirerend of motiverend!

Voor sommigen komt dit een beetje in de buurt van zwererig-gedoe. Als je je hierbij niet goed voelt, negeer dit dan.
Toch, de laatste tijd zijn er steeds meer en meer mensen die ondervinden dat- als ze zich met positieve zaken en gedachten omringen- dat ze dan meer halen uit hun bezigheden.

Lees een inspirerend boek en ga naar een site die je dagelijkse een motiverende quote bezorgt. Lees deze qoute en denk er even over na. Het geeft je een positieve boost en zorgt voor de juiste spirit.
 
Op deze site vind je veel quotes waar je misschien inspiratie kan lezen : klik hier
 
14. Doe die deur dicht
Veel bedrijven hebben een open-deur beleid en de nieuwste bedrijven zijn gebeouwd met een open-space concept: iedereen  zit in 1 ruimte.

Toch gebeurt het al eens dat je echt niet gestoord wil worden.
Wie een kantoor heeft met een deur, sluit de deur MAAR hang dan een vriendelijk bericht aan je deur zodat je collega’s weten dat je druk bezig bent. Dit zorgt voor begrip en voorkomt misverstanden.
Wie geen eigen kantoor heeft, kan zich tijdelijk in een vergaderzaaltje zetten.

15. Zorg dat je 5 minuten te vroeg bent op vergaderingen.
 
Natuurlijk wil je elke minuut benutten en wil je niet zomaar wat tijd verspillen door in een lege zaal op je collega’s te wachten voor die vergadering. Op deze manier zijn je lichaam en je gedachten wel continu bezig met “bezig zijn”. Op deze manier heb je nooit een rustig moment.

Als je een vijftal minuten te vroeg bent voor je vergadering, kan je rustig nog koffie nemen en plaats nemen, kan je even door je papieren kijken en zo je gedachten focussen op de komende vergadering.
 
 
16. Zet het uit je hoofd.
 
Je kan niet aan alles denken: je zal sowieso wel eens iets vergeten en door steeds aan alles te denken, kan je je niet 100% focussen op andere zaken.

Maak er een gewoonte van om met een ToDo-lijstje te werken. Op deze manier zet je de losse eindjes uit je hoofd en kan je je volledig geven voor je echte taken.

Klik hier om een artikel te lezen over het maken van een doeltreffend TODO-lijstje.

 
17. Zet je fysieke Inbox uit de buurt van je bureau
 
 Wie dikwijls een grote papierwinkel op zijn bureau te verwerken krijgt (veel post, papieren dossiers, interne memo’s, …), kan beter het verzamelpunt voor deze papierstroom uit de buurt van zijn bureau houden. Op deze manier word je niet meer gestoord door al die mensen die je papieren komen brengen.
Je hoeft het niet ver te zoeken: een kast of leeg bureau in de buurt is al voldoende. Zet daarop een postbakje en hang er een label aan zodat iedereen weet dat dit voor jou bestemt is.
 
 
18. Stretch
 
Iedereen die veel tijd achter zijn bureau doorbrengt kan erover meespreken: een menselijk lichaam is niet  gemaakt om uren in dezelfde houding door te brengen. Doe je lichaam een plezier en stretch af en toe.

Strek je rug eens en rol eens met je schouders.
Sta op van je bureau.
Strech je vingers en schud je handen los.

Het duurt allemaal maar enkele minuten maar het zorgt ervoor dat je lichaam “wakker” blijft.

Klik hier om een documentje met wat stretchoefeningen erop,  te downloaden.
 
19. Water
 
Ons lichaam bestaat voor zo’n 66% uit water. Gedurende de dag verliezen we water (zweten, urine, ..)
Ook droge lucht (en dit komt veel voor op kantoren door de airconditioning) zorgt voor een versneld vochtverlies.

Om optimaal te blijven functioneren moeten we ons vochtgehalte op peil houden.
Zet een fles water op je bureau en drink elk uur een glas water.
 
 
20. Eet een gezond tussendoortje
 
Halverwege de ochtend (rond half 11) en in de namiddag (rond een uur of 3) heeft ons lichaam een dipje.
Door een gezonde snack te eten (een stuk fruit en groente, een granenraap) geef je je lichaam en je hersenen een boost!
 
 
21. Laat je werk op het werk
 
Dit is een erg belangrijke als je je productiviteit wil vergroten en toch wordt dit door velen genegeerd. Men denkt dat je extra werk kan blijven bijnemen.

Onze hersenen hebben tijd nodig om te rusten, te ontspannen en op zich weer op te laden. Door constant te blijven denken en bezig te zijn met je werk, geef je jezelf geen rust.

Op de lange duur zijn deze extra uren helemaal niet productief meer. Ik wil niet zeggen dat af en toe eens een uurtje werken als je ’s avonds thuis bent, kwaad kan. Maak er echter geen gewoonte van.

Zet je werk opzij aan het einde van de werkdag (gebruik hiervoor de stoproutine zoals eerder besproken) en geef je hersenen en gedachten wat rust.
Op lange termijn zal je efficienter gewerkt hebben dan wanneer je constant met je werk bezig bent.
Heb jij zelf nog tips die je gebruikt om efficienter en productiever te werken ?

Je mag ze hier altijd met  de andere lezers delen. Alvast bedankt!