1 van gemakkelijkste en efficiëntste manier om te werken aan je productiviteit is om je werkruimte en/of je bureau te optimaliseren.

“We begin to see, therefore, the importance of selecting our environment with the greatest of care, because environment is the mental feeding ground out of which the food that
goes into our minds is extracted.” Napoleon Hill

 
Hieronder volgen een aantal tips die je kan toepassen om het beste uit je werkomgeving te halen.

Kies je favoriete tip uit en probeer hem de komende week toe te passen. De volgende week kan je weer een nieuwe tip uitkiezen en deze dan ook weer gebruiken.
Voor je het weet is jouw werkplek erg georganiseerd en loopt alles op rolletjes.

 
1. Hou je bureau ordelijk en overzichtelijk

Dit wil niet zeggen dat je bureau elke dag leeg moet zijn. Hou alles wat je dikwijls gebruikt binnen handbereik maar leg de zaken die je niet zo veel nodig hebt, weg.

Sommige bureaus staan vol met overbodige rommel.

Gebruik een opbergsysteem om je papierwerk onder controle te houden. Op deze manier kan je alles wat je regelmatig nodig hebt, snel vinden.

Gebruik je lades om zaken die je niet dikwijls gebruikt, netjes op te bergen.

 
2. Zorg voor een aangename sfeer
 
Wij brengen een derde (!) van ons volwassen leven door op kantoor of in een werkomgeving. Maak je werkomgeving daarom zo aangenaam mogelijk. Geef een persoonlijke toets aan je werkplek: zet wat foto’s neer van je gezin of vrienden, of foto’s van die fantastische vakantie.
Sommigen fleuren hun bureau op met een klein en gemakkelijk te onderhouden plantje.

Het maakt niet uit wat voor jou werkt, zolang het je maar een aangenaam gevoel geeft( en niet storend is voor je collega’s).
 
 
3. Werk aan je klassement
 
Sommige mensen leggen hun  documenten of rapporten direct na gebruik weer op een vaste plaats.
Toch is er momenteel een tendens om deze activiteit te reserveren voor een bepaald moment gedurende de dag. Als je al je documenten gedurende de dag opruimt, zou het nadeliger zijn voor de concentratie en het breekt het werkritme.

Toch, op welk tijdstip je het ook doet (verspreid gedurende de dag of op 1 vast tijdstip), zorg ervoor dat je documenten een vaste plaats hebben.
In een vorig artikel schreef ik ook al hoe je je folders kan organiseren. Lees het hier.

 
4. Slechts 3 categorieën voor je inkomende papierwerk.
 
 Als je regelmatig veel documenten op je bureau krijgt, is het verleidelijk om ze in veel kleine stapeltjes te ordenen. Probeer dit te vermijden. Het zorgt voor een overvloed aan rommel op je bureau en het is ook erg moeilijk om in de onoverzichtelijke stapel enige prioriteit te zoeken.

Verdeel je papieren in slechts 3 categoriën; zoiets als “ToDo”, “Opruimen” en “Doorsturen”. Op deze manier wordt alles overzichtelijker en vermijd je de val om documenten van de ene stapel naar de andere te verschuiven, zonder dat er ook effectief iets mee gebeurt.
 
 
5. Zet die email-alerts af!
 
Je krijgt gedurende de dag erg veel mails. Via de instellingen van je mail-applicatie kan je hiervoor op verschillende manieren gewaarschuwd worden (ofwel via een pop-up boodschap, via een geluidje, via een mail-icoontje, ofwel zelfs alledrie). Dit is niet alleen erg afleidend, maar het is ook erg verleidelijk omdat je toch wel graag wil weten wat er nu in het mailtje staat.

Maak het jezelf gemakkelijker om je te concentreren en zet die alert af. Als je echt iets belangrijks verwacht, kan je elk uur je mail nakijken. Anders is het zelfs beter om je mail op 2 (of 3 ) vaste tijdstippen te controleren. Als er echt dringende zaken zijn, dan zal men je wel bellen.

 
6. Vertrouw op je voice-mail
  
Je gsm is een enorme afleiding als je werkt. Als je echt geconcentreerd moet werken, zet je gsm dan stil (of uit) en laat de beller een boodschap inspreken.
Zo kan je je beter focussen op je taken en zal je ze sneller afwerken.
 
7. Neem elk uur 5 a 10 minuten pauze.

Pauze… het wordt erg onderschat.  We nemen er letterlijk de tijd niet voor.

Toch is het erg belangrijk: een pauze is verfrissend voor je hersenen en het zorgt voor een helder hoofd. Wie langer dan anderhalf uur erg geconcentreerd werkt, begint trager te werken, verliest zijn concentratie en denkt niet meer op z’n best. En het duurt even voor je het zelf doorhebt…
 
Maak er een  gewoonte van om elk uur even een korte pauze te nemen. Wandel even naar de koffiemachine en babbel met een collega; ga even naar buiten en adem wat frisse lucht in. Zorg ervoor dat je even van je bureau weg bent.

 
8. Eet ‘s middags NIET aan je bureau

Je ziet het dikwijls; sommigen eten achter hun bureau en beantwoorden dan snel nog wat mailtjes. Ze denken dat ze efficienter werken door zo te multi-tasken maar eigenlijk is het het tegenovergestelde : het is helemaal niet efficiënt.
Onze hersenen hebben regelmatig een pauze nodig. Maak er daarom een gewoonte van om niet achter je bureau te eten. Als je ergens anders eet, kan je nadien weer helemaal opgeladen terug keren.
 
 
9. Luister naar rustige muziek
 
Belangrijk hier is het woord “rustig”. Het ritme van rustige en eenvoudige  muziek is kalmerend en rustgevend, het helpt je om je beter te concentreren tijdens je werk. Hou het volume laag zodat de muziek een deel wordt van de omgevingsgeluiden. De muziek mag niet met je aandacht gaan lopen.
 
 
10. Koop een plantje

Ik vermeldde het al in punt 2. Zet een plantje op je werkplek: het geeft je omgeving een positieve en ontspannende toets. Onderzoek heeft uitgewezen dat werken in een omgeving met planten, een kalmerende invloed heeft.
Planten zorgen er ook voor de dat lucht die je inademt properder en gezonder is. Dit heeft dan weer een grote invloed op je hersenen en dus op je denken.  
Natuurlijk moet je je kantoor niet in een tropische jungle veranderen, maar een paar onderhoudsvriendelijke planten maken een groot verschil.

Dit was het eerste deel van een aantal tips die jij kan toepassen in je werkomgeving. Zaterdag verschijnt het tweede deel.

Tip 1.
Check je email grondig. Bekijk elke mail en beslis wat je ermee gaat doen.
Hier kan je lezen over tips om grote hoeveelheden inkomende post te beheersen.
Op deze manier krijg je een overzichtelijke mailbox en moet je niet steeds op en neer scrollen door al je mail om te zien wat je nu nog allemaal moet nakijken.

Tip 2.
Multitasking is niet goed.
Vroeger was multitasken erg “in” maar tegenwoordig komt men daar van terug. Uiteindelijk neemt multitasken meer tijd in beslag dan elke taak apart en geconcentreerd af te werken.

Tip 3.
Doe je belangrijkste werk eerst.

Tip 4.
Controlleer je email op vaste tijdstippen.
Wie zijn email elk kwartier nakijkt, verliest meer tijd dan iemand die 2 (of 3 keer) per dag, op vaste tijdstippen, bezig is met zijn inbox.

Tip 5.
Zorg voor een mooi georganiseerde structuur in je favorieten. Het is niet erg efficient als je elke keer opnieuw een url moet intypen.

Tip 6.
Word je bewust van wanneer jij het productiefste bent. Kan je bergen verzetten in de voormiddag, plan je werk dan zó.
Ben jij iemand die liever in de avonduurtjes werkt, organiseer je werk daar dan naar.

Tip 7.
Deze tip wordt ofwel vergeten ofwel erg stiefmoederlijk behandeld.
Leer werken met sneltoetsen!
Werk je met het toetsenbord en laat je muis zoveel mogelijk links liggen.
Veel mensen zien er tegen op omdat ze denken dat ze al die toetsencombinaties toch niet kunnen onthouden. Probeer het toch eens en je zal versteld staan hoe snel die shortcuts in je vingers zitten.
Probeer elke dag 2 nieuwe combinaties te leren.

Op de website van Tuxx vind je een handige pagina met een overzicht van sneltoetsen voor verschillende applicaties en besturingssystemen.
Een handige link met veel sneltoetsen

Tip 8.
Zorg voor een snelle start.
Probeer je werk al een dag op voorhand te plannen en eventueel wat voor te bereiden. Op deze manier start je veel gemotiveerder.

Tip 9.
Maak elke dag een To Do lijstje.
Wie werkt met een georganiseerd en overzichtelijk lijstje werkt veel efficienter.

Lees ook :
Hoe goed is jouw Todo-list?
Dump je taken maar niet het lijstje 

Tip 10.
Neem je tijd en lever degelijk werk af.
Soms kan het geen kwaad om wat trager te zijn. Als het belangrijke zaken betreft, is het goed om daar de nodige tijd aan te besteden.
Wie te snel werkt, maakt fouten of levert niet het beste werk en dan kan het gebeuren dat je alles opnieuw moet doen. Op deze manier verlies je pas echt tijd.

Dit waren 10 algemene tips die ervoor kunnen zorgen dat je productiviteit verbetert.
Heb jij nog tips of ervaring die je met ons wil delen ?
Je mag jouw mening delen door het achterlaten van commentaar.
Alvast bedankt!

Ik ben normaal niet zo’n fan van routineus en saai werk en het monotoon afratelen van procedures. Toch kunnen bepaalde routines en gewoontes de kwaliteit van je werk en persoonlijk leven echt verbeteren. Vooral dan als deze routines helemaal niet saai blijken te zijn.

In dit artikel ga ik wat dieper in op dit soort routines.

Dagelijkse routines

De volgende zaken kan je dagelijks doen.

Plan je dag.
Het eerste wat je moet als je op je werk komt, is je planning nakijken. Kijk in je kalender wat er allemaal moet gebeuren en maak aan de hand hiervan een lijstje op. Verdeel dit in 2 categoriën.

• A staat voor wat vandaag moet gebeuren
• B staat voor wat uitgesteld kan worden.

Maak aan de hand hiervan je dagelijkse TO-DO lijstje op.
Ook in je persoonlijke leven kan je werken met een dagelijkse planning.

Beweeg
Dit is iets wat je zeker zou moeten doen. Zelfs al heb je weinig tijd, probeer dagelijks een beetje tijd vrij te maken voor beweging.
Begin desnoods met 15 minuten en ga wandelen. Ga een blokje om. Je zal verbaasd zijn wat een effect zo’n korte wandeling op je kan hebben.
Met de nodige moeite moet het zeker mogelijk zijn om je gewoontes zo te veranderen dat je gemakkelijk een half uur per dag kan vrijmaken voor wat beweging.

Maak je inbox leeg
Hou je inbox onder controle.
Lees hierover meer in mijn artikel over inbox management.

Wekelijkse routines

De volgende zaken kan je doen op een wekelijkse basis

Je persoonlijke wekelijkse overzicht
Probeer eens stil te staan bij de volgende vragen:
• Wat heb ik deze week bereikt ?
• Is er iets dat ik kan verbeteren of anders kan aanpakken ?
• Waar moet ik zeker op letten ?
• Wat moet ik nog extra doen om mijn doelen te bereiken ?

Je doelen voor de volgende week
Wat wil je de komende week afwerken ?
Schrijf je doelen op in een klein schriftje of in je kalender en bekijk deze doelen elke dag.
Neem de vragen hierboven (bij je persoonlijke wekelijkse overzicht) ook in overweging.

Bekijk je budgetten
Bekijk wekelijks het overzicht van je bank en je persoonlijke rekeningen.
• Heb ik deze week extra uitgaven ?
• Zijn deze uitgaven noodzakelijk ?
• Is er een manier waarop ik sommige uitgaven kan beperken ?

Denk even na over je uitgaven voor de komende week, met deze vragen in het achterhoofd.

Maandelijkse routines

Dit zijn een paar belangrijke dingen waar je elke maand even bij kan stilstaan.

Bekijk je doelen
• Zijn mijn doelen nog relevant of is mijn persoonlijke situatie ondertussen veranderd ?
• Werk ik nog altijd naar mijn doelen toe of ben ik met de verkeerde dingen bezig ?

Sta maandelijks even stil bij je doelen – zowel op professioneel als op persoonlijke gebied – kijk of je nog altijd op het juiste spoor zit.

Spaar
Probeer elke maand om 10% van je inkomen te sparen. Maak hiervan een permanente opdracht.
Is 10% toch echt een te groot bedrag, probeer het dan eens 5%.
Zet dit geld aan het begin van de maand opzij. Wat je niet hebt, kan je ook niet uitgeven.

Misschien denk je “Ach, wat is nu 5%? Dat is te weinig om te sparen. Ik kan ze beter nu uitgeven.” Misschien is dit maandelijks een klein bedrag maar het is beslist de moeite waard na 12 maanden sparen.

Verzorg je vrienden.
Sommigen vinden het gemakkelijk om af te spreken met vrienden op wekelijkse basis (bijvoorbeeld tijdens het wekelijkse sportuurtje) maar het is niet voor iedereen evident om tijd te maken voor vriendschappen.
Toch is het belangrijk om je vrienden te blijven zien. Vriendschap is een waardevol goed.
Probeer maandelijks 1 avond per week in je agenda te plannen om met 1 of meerdere vrienden af te spreken.

Hoe hou je het overzicht van deze routines ?
Om al deze routines op te volgen, kan je ze het best opschrijven in een klein notitieboekje of in een electronisch document.
Maak lijstjes met items om af te vinken of steek een handige tabel of planner in elkaar. Je kan hierin zo ver gaan als je zelf wil.

Heb jij zelf nog routines of gewoontes die je op regelmatige basis afwerkt ? Routines waarvan jij vindt dat ze bijdragen tot een beter leven.
Deel ze met de andere lezers hier op deze website.

Debiteuren beheer

• Het controleren van de openstaande facturen.
• Het beheer van de vervallen facturen.
• Vaststellen aanmaningsprocedure
• Verbeteren van de communicatie met uw klanten.
• Tijdig innen van uitstaande rekeningen
• Consilidatie van de klantenrekeningen
• Opstellen betalingsvoorwaarden

Process Management

• Uw bestaande processen eventueel verbeteren
• Invoeren van nieuwe processen.
• Zorgen voor uniformiteit in uw documenten stroom.

1. Optimalisatie van uw cashflow

• Verbetering liquiditeit en cashflow
• Vermindering van de gemiddelde betalingstermijn.
• Efficienter debiteurenbeheer

2. Process Management

Verbeteren van bestaande processen.
Via analyse kunnen we uw huidige processen aanpassen en verbeteren.

Maken en invoeren van nieuwe processen.
Via analyse kunnen we nieue processen, op maat voor uw bedrijf, voorstellen en invoeren in de dagdagelijkse werkomgeving. Het voordeel is dat elke betrokken werknemer op dezelfde manier het werk zal uitvoeren. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat de workflow sneller en efficienter wordt uitgevoerd.

3. Een externe kijk

Als het beheer van uw openstaande en vervallen facturen niet optimaal verloopt, kan het soms geen kwaad om er een externe partij bij te betrekken.
Een andere en nieuwe mening kan soms erg verfrissend zijn voor uw manier van werken.

In samenspraak met de interne medewerkers kunnen sommige problemen (die voor interne mensen soms onbewust onzichtbaar blijven) snel worden opgelost.

Onder debiteurenbeheer of credit management wordt verstaan het onder controle brengen van de betalingsrisico’s verbonden aan vorderingen op debiteuren.

 Ondanks een duidelijke factuur en een van te voren afgesproken betalingstermijn kan betaling toch uitblijven.
Na de vervaldatum is het van belang direct te reageren. Sterker nog, zelfs voor de factuur vervallen is kunt u de klant eraan herinneren dat de vervaldatum bijna verstreken is.
Na het verstrijken van de vervaldatum, wordt uw klant op een respectvolle maar duidelijke manier op het uitblijven van betaling gewezen.

 Door onze gedegen kennis en aanpak van uw debiteuren kan een incasso-procedure vaak worden voorkomen en uw klantrelatie worden voortgezet.
Problemen kunnen voordat incasso-maatregelen nodig zijn, worden opgelost. De redenen van niet-betaling kunt u eventueel gebruiken om de interne bedrijfsprocessen te verbeteren.

Financiële processen zijn er op verschillende niveaus.

Voorbeelden van indelingen op een hoog niveau zijn

• Strategische versus operationele financiële processen
• Controlling versus gegevensverwerkende processen.

Op het laagste procesniveau komen we werkinstructies tegen, bijvoorbeeld een instructie om een factuur in te boeken of om een maandafsluiting te doen. Voor de gedetailleerde vastlegging van dergelijke werkinstructies of procedures wordt vaak gebruik gemaakt van een IT applicatie die de vastlegging ondersteunt.

Voorbeelden van een aantal processen

PLANNING & CONTROL

• planning & control
• forecasting en budgettering
• management & externe rapportages
• kostprijscalculatie
• investeringsselectie

ADMINISTRATIE

• administratie ten behoeve van inkoop
• inkoopadministratie
• crediteurenadministratie
• administratie ten behoeve van productie
• productie administratie
• project administratie
• vaste activa administratie
• voorraad administratie
• administratie ten behoeve van verkoop
• debiteuren administratie
• facturering
• verkoop administratie
• offerte calculatie
• administratie – algemeen
• administratieve organisatie
• cash management
• grootboek administratie
• salaris administratie

Door de jaren heen hebben we een degelijke ervaring opgebouwd. We vinden het belangrijk dat er een open communicatie is tussen u en uw klant. Deze manier van werken zorgt ervoor dat uw relatie met de klant niet onder druk komt te staan.

Door onze ervaring en de nodige extra opleiding zijn we ook in staan om de bestaande bedrijfsprocessen te verbeteren en eventueel nieuwe processen in verband met cash collection te implementeren. Als de processen na verloop van tijd deel uitmaken van uw organisatie, is dit een enorme verbetering van uw cash-collection proces.

“De verantwoordelijk van onze boekhouding is niet aanwezig/op verlof. Kan u volgende week terugbellen ? “

De standaard manier om u af te scheppen. Blijf op uw strepen staan en vraag naar een verantwoordelijke.

“De levering was niet in orde en daarom betalen we niet.”

Het blijft altijd een beetje vreemd dat de klant pas met deze klacht komt als u belt voor de onbetaalde factuur.
U mag ervan uitgaan dat – als de levering niet voldeed aan de vereisten – dat de klant normaal wel direct zou gereageerd hebben.”

“We zitten zelf nog op een betaling van een klant te wachten. Als we dit bedrag ontvangen, zullen we u direct betalen.”

Het is niet UW probleem als uw klant zelf problemen heeft met zijn eigen klanten. Misschien is dit een teken dat uw klant zelf financiële problemen heeft ? Misschien kan u beter ineens overgaan tot het sturen van een aangetekende brief.

“We hebben de goederen nooit ontvangen.”

Hebt u het ontvangstbewijs van de levering ? Misschien kan u er een goede gewoonte van maken om dit digitaal op te slaan; u kan er de klant mee confronteren.

“Toevallig dat u vandaag belt. Ik heb de facturen deze morgen betaald.”

Gelooft u in toeval ? Vraag om een bewijs van betaling. Indien dit geweigerd wordt, dan zal u waarschijnlijk nog even moeten wachten op uw geld. Wacht nog een paar dagen, geef uw klant het voordeel van de twijfel maar ga dan zeker tot andere actie over.

“Heeft u het geld nog niet gekregen ? Raar, want we hebben het zeker betaald. Ik contacteer onze bank en laat u iets weten.”

Vraag een betalingbewijs aan uw klant. Krijgt u die niet, dan zal de betaling waarschijnlijk nopg niet uitgevoerd zijn.

“We hebben iemand van uw firma gebeld en we wachten nu – zoals afgesproken – op een credit nota.”

Vraag aan uw klant met wie ze gesproken hebben en wanneer ? Als niemand in uw bedrijf hier iets van weet, stuur dan een aanmaning per fax.

Wij zijn een dynamisch consultancy bedrijf, bestaande uit 2 partners.

We hebben een ervaren Oracle senior programmeur aan boord, die nu meer dan 10 jaar actief meewerkt aan een project bij het Belgische leger en NATO.

De andere zaakvoerder is gespecialiseerd op het gebied van credit control en is bezig aan een opleiding Business Process Manager.

Onze gegevens

Svincs bvba
Sint-Johannastraat 5
2160 Wommelgem

BE 0812.238.408

sven@svincs.be
+32 (0) 497 867 665

ingrid@mindwell.be
+32 (0) 474 553 104