Hieronder 9 tips om uw klanten op een vriendelijke manier aan de telefoon te benaderen.
- Neem de telefoon op voordat hij vier keer is overgegaan. Laat de telefoon niet te lang overgaan.
- Neem op met een vriendelijke begroeting. Zeg bijvoorbeeld “Goedemiddag” en zeg pas daarna uw naam. De klant verstaat uw naam beter en zal hem ook onthouden.
- Praat met een glimlach, dit heeft ook een positieve invloed op uw stem en intonatie.
- Schrijf steeds de naam van de klant op een notablok. Gebruik deze naam ook tijdens het gesprek.
- Spreek duidelijk en niet te snel.
- Luister naar wat uw klant zegt en stel eventueel vragen. Maak ook aantekeningen indien nodig.
- Vertel duidelijk wat u zal doen doen (doorverbinden, terugbellen, een andere collega raadplegen, .. ) en laat het de klant ook duidelijk weten als u van zijn kant enige actie verwacht.
- Geef de naam van de klant door aan uw collega als u doorverbindt. Geef een kleine uitleg. Zo moet de klant zijn verhaal niet twee keer doen.
- Rond het gesprek af met een kort overzicht van het probleem van de klant en wat u zal doen om hem te helpen.