Hieronder 9 tips om uw klanten op een vriendelijke manier aan de telefoon te benaderen.

  1. Neem de telefoon op voordat hij vier keer is overgegaan. Laat de telefoon niet te lang overgaan.
  2. Neem op met een vriendelijke begroeting. Zeg bijvoorbeeld “Goedemiddag” en zeg pas daarna uw naam. De klant verstaat uw naam beter en zal hem ook onthouden.
  3. Praat met een glimlach, dit heeft ook een positieve invloed op uw stem en intonatie.
  4. Schrijf steeds de naam van de klant op een notablok. Gebruik deze naam ook tijdens het gesprek.
  5. Spreek duidelijk en niet te snel.
  6. Luister naar wat uw klant zegt en stel eventueel vragen. Maak ook aantekeningen indien nodig.
  7. Vertel duidelijk wat u zal doen doen (doorverbinden, terugbellen, een andere collega raadplegen, .. ) en laat het de klant ook duidelijk weten als u van zijn kant enige actie verwacht.
  8. Geef de naam van de klant door aan uw collega als u doorverbindt. Geef een kleine uitleg. Zo moet de klant zijn verhaal niet twee keer doen.
  9. Rond het gesprek af met een kort overzicht van het probleem van de klant en wat u zal doen om hem te helpen.